Фирма 1С реализовала в бухгалтерии третьей редакции автоматическое заполнение и печать транспортных документов.

На строгий взгляд немолодого бухгалтера, с транспортными документами в нашем государстве царит определённый беспорядок. Существует традиционная форма товарно-транспортной накладной (унифицированная форма № 1-Т). Она создавалась советской властью для контроля за передвижением грузов государственным транспортом по государственным дорогам.

Проверяющим органам было важно знать, кто, что и куда везёт. Этого требовал социалистический контроль. Наличие лишнего товара, недостача или присутствие другого водителя за рулем могло привести к разбирательствам. Поэтому у формы 1-Т такой странный вид — у неё две части: товарная и транспортная.

Удивительно, но с этой формой документа (слегка изменённой Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78) мы дожили до настоящего времени. В 2013 году ей исполнилось 30 лет. Казалось бы, при капитализме не может быть государственных организаций, контролирующих на дорогах частные грузы. Но проверяющие думают иначе. Кроме того, есть товары, для которых наличие ТТН при перевозке закреплено законодательно (алкоголь).

Времена, хоть и медленно, но меняются. С середины 2011 года стало возможно использовать другую форму сопроводительных документов. Это транспортная накладная. Там нет товарной части, и она может служить в качестве первички к договору об услугах перевозки. Здесь ключевое слово — может.

Кроме того, существует ТОРГ-12, где есть транспортная часть. Кроме того, можно оформить универсальный передаточный документ, где в строке Данные о транспортировке и грузе указать то немногое, что требуется для транспортной части. Кроме того, можно вообще не пользоваться унифицированными формами, а ввести что-нибудь своё, что будут признавать оба контрагента.

Печать документов

Практическая работа на предприятиях очень быстро приводит к пониманию, что необходимо иметь возможность, исходя из одной формы документа, распечатать целый пакет бумаг, где информация будет повторяться в большей или меньшей степени: накладная, ТТН, счет-фактура и т. д. Небольшая проблема возникает в том, что часть информации, нужной для оформления этих бумаг, совершенно не нужна в учёте и отсутствует в базе данных.

Примером может служить фамилия водителя или гос. номер его автомобиля. В определённом смысле, всё это случайные величины, которые становятся известны по мере прибытия транспорта под загрузку. С другой стороны, если ТТН распечатана, не хотелось бы терять информацию, которая туда вошла, поэтому её нужно как-то хранить в прикреплении к конкретному документу.

В конфигурации «1С: Бухгалтерия 8» редакция 3.0 это реализовано следующим образом. Во-первых, необходимо расширить функциональность программы. Для этого, пройдя по пунктам меню Главное → Функциональность на закладке Торговля необходимо установить галочку Доставка товара автотранспортом.

Во-вторых, в самом документе необходимо пройти по ссылке Доставка, которая появится в нижней части электронной формы расходной накладной. Откроется спец. форма Доставка (изображение ниже), где можно заполнить дополнительные данные по транспорту, адресу доставки, перевозчику и т. п.

Затем в основной форме документа можно нажать кнопку Печать и в выпадающем списке выбрать нужную печатную форму этого электронного документа (см. ниже). Обновление программы состоит в том, что в списке появились Транспортная и Товарно-транспортная накладные.

На фотографии в начале страницы — товарно-транспортная накладная на перевозку молока Великой (в масштабах Великобритании) Восточной железной дорогой в 1914 году.

© Photo: Ian Dinmore aka ian.dinmore via flickr.com